12. Data podpisania umowy (do CRU) w URU dla umów cywilnoprawnych

• w przypadku zawarcia umowy w formie papierowej: data podpisania = data zawarcia umowy (aneksu) określona w komparycji umowy (aneksu),
• w przypadku zawarcia umowy (aneksu) w formie elektronicznej: data podpisania  = data złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez ostatnią ze stron umowy (aneksu do umowy);
• w przypadku zawarcia umowy w formie dokumentowej: data podpisania  =  data złożenia oświadczenia woli, o przyjęciu warunków umowy (zmiany umowy), przez ostatnią ze stron umowy (aneksu do umowy).

11. Dezaktywacja umowy związana z prawidłową realizacją umowy np. poprzez dostarczenie towaru lub wykonanie usługi) dokonywana jest ZAWSZE poprzez „WYGAŚNIĘCIE UMOWY”.

10. W przypadku zawierania umów cywilnoprawnych w formie dokumentowej, Operatorzy zobowiązani są wgrać do URU, poza plikiem z umową, również skan lub screen wiadomości elektronicznej zawierającej informacje o akceptacji umowy, z widoczną datą otrzymania tej wiadomości i danymi nadawcy

9. W przypadku zawierania umów cywilnoprawnych z pracownikiem Uniwersytetu Zielonogórskiego, czynności przewidywane do wykonania przez tę osobę w ramach umowy cywilnoprawnej muszą być precyzyjnie wyszczególnione. Ogólnikowe określenie tych czynności (np. obsługa administracyjna) spowoduje, że Dział Osobowy odrzuci taki wniosek z powodu niemożności oceny czy czynności przewidywane umową cywilnoprawną nie pokrywają się z obowiązkami tej osoby wynikającymi z jej umowy o pracę.

8. Przystępując do wprowadzania do URU Wniosku o zawarcie umowy cywilnoprawnej, Operator zobowiązany jest ustalić osobę, która z ramienia Uniwersytetu będzie zawierała daną umowę. Umowa winna być podpisana przez osobę wskazaną w jej komparycji.

7. W związku z zawieraniem umów dokumentowych dotyczących udziału w konferencjach naukowych, kursach, szkoleniach, itp., konieczne jest przestrzeganie następujących zasad:

1. przed wysłaniem zgłoszenia, wymagane jest uzyskanie od dysponenta środków zgody na pokrycie kosztów uczestnictwa (w formie pisemnej lub dokumentowej),
2. jednocześnie z wysłaniem zgłoszenia, należy bezzwłocznie przekazać, do właściwego sekretariatu danej jednostki organizacyjnej, dane niezbędne do wygenerowania zamówienia w Systemie Dziekanat,
3. generując zamówienie w Systemie Dziekanat, sekretariat zobowiązany jest poinformować Dział Zaopatrzenia i Logistyki „DZiL” o prowadzonych czynnościach i uzgodnić tok postępowania,
4. w momencie uzyskania od organizatora potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, zgłaszający ma obowiązek, w ciągu 1 dnia roboczego, dostarczyć to potwierdzenie do sekretariatu, o którym mowa w literach powyżej,

Sekretariat niezwłocznie przekazuje do Działu Zaopatrzenia i Logistyki komplet dokumentów zawierających wszystkie dane konieczne do zarejestrowania umowy w Uniwersyteckim Rejestrze Umów

6. Jeśli  jednostka organizacyjna sama przygotowuje umowę kosztową dotyczącą publikacji utworu naukowego w wydawnictwie zewnętrznym, do Działu Zaopatrzenia i Logistyki zobowiązana jest przekazać:

1. kopię przygotowanej umowy,
2. kopię zgody Prorektora ds. Rozwoju i Finansów  na publikację poza Oficyną Wydawniczą,
3. numer zamówienia w Systemie Dziekanat,
4. wszystkie inne, istotne dla danej sprawy (i/lub wymagane przez Dział Zaopatrzenia i Logistyki „DZiL”) informacje i dokumenty.

5. Jeśli dana umowa kosztowa dotyczy publikacji utworu naukowego w wydawnictwie zewnętrznym (i jednocześnie nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych), pozostając w stałym kontakcie z Działem Zaopatrzenia i Logistyki (DZiL), należy wykonać  wszystkie obowiązki wynikające z Uchwały nr 77 Senatu Uniwersytetu Zielonogórskiego z dnia 26 lutego 2025 roku, wygenerować zamówienie w Systemie Dziekanat (w celu zabezpieczenia środków finansowych), a także przekazać do Działu Zaopatrzenia i Logistyki wszystkie dokumenty i informacje konieczne do przygotowania umowy, w tym w szczególności:

1. opis przedmiotu umowy,
2. kopię zgody Prorektora ds. Rozwoju i Finansów  na publikację poza Oficyną Wydawniczą,
3. szczegółowe informacje o wydawnictwie,
4. treść  uzgodnień z wydawnictwem,
5. ustalone/wymagane zapisy umowy,
6. numer zamówienia w Systemie Dziekanat,

oraz wszystkie inne, istotne dla danej sprawy (i/lub wymagane przez Dział Zaopatrzenia i Logistyki „DZiL”), informacje i dokumenty.

4. W sprawie zawarcia każdej umowy kosztowej należy aktywnie współpracować z właściwym Realizatorem, w tym także w celu ustalenia czy dana umowa podlega, czy nie podlega rygorom ustawy Prawo zamówień publicznych.

3. Gospodarcze umowy kosztowe (niezależnie od przedmiotu takiej umowy) mogą być zawierane tylko poprzez Realizatorów zamówień publicznych, odpowiednio w zakresie wskazanym dla poszczególnych Realizatorów w Regulaminie udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Zielonogórskim. Żadna inna jednostka organizacyjna nie może samodzielnie sporządzać gospodarczych umów kosztowych ani wprowadzać tych umów do URU.

2. Obowiązki Operatora związane z uaktualnianiem danych dotyczących danej umowy kończą się dopiero w momencie dokonania końcowej zmiany statusu tej umowy z AKTYWNA na NIEAKTYWNA poprzez odznaczenia pola wyboru "Zdezaktywuj umowę w CRU".

1. Obowiązki Operatora związane z rejestracją danej umowy w URU kończą się dopiero w momencie wprowadzenia do rejestru daty zawarcia umowy w umowach gospodarczych/ daty podpisania umowy w umowach cywilnoprawnych, przekazania do systemu pliku z podpisaną umową i oznaczenia umowy jako "Umowa podpisana".